Journal et clôture

Le journal enregistre chaque mouvement d’argent du club, une ligne à la fois. On n’y efface ni ne modifie rien : chaque ligne est chaînée à la précédente par une empreinte, si bien qu’une modification après coup se voit. La clôture (le Z) totalise une journée : les paiements et remboursements par mode et par taux de TVA, numérotés et chaînés au Z précédent.

Dans le produit

La caisse affiche en tête « Journal intègre » et le nombre d’écritures, ou « Journal altéré à l’écriture n°… » si la chaîne est rompue. Clôturer la journée demande de compter le tiroir (fond de caisse, espèces comptées) et une confirmation (« Aucun encaissement ne sera plus possible sur cette journée. ») puis affiche « Clôturée · Z n°… ». Le même écran liste les clôtures et propose Export FEC (mois).

Les règles

• Les lignes du journal sont seulement ajoutées, jamais modifiées.
• Le Z garde le comptage du tiroir : le fond de caisse, ce qu’il devrait contenir (le fond plus les espèces du jour, remboursements en espèces déduits), ce qui a été compté et l’écart. Le fond proposé ensuite est celui du dernier Z compté.
• La TVA d’une commande réglée ou remboursée en plusieurs fois tombe juste au centime près, dans le Z comme dans le FEC.
• Une fois le Z fait, la base de données refuse toute écriture datée de ce jour : encaissement, remboursement, reprise de solde. Le message est « Journée du … clôturée : encaissement refusé », ou pour un remboursement « Caisse du jour clôturée : remboursement possible demain ».
• Ce refus vise l’argent de l’accueil (espèces, CB au TPE, porte-monnaie débité au comptoir, virement), celui que vous venez de compter. Un joueur qui réserve ou achète en ligne après le Z, par porte-monnaie ou par carte, n’est jamais bloqué : son paiement est enregistré sur la prochaine journée ouverte (le plus souvent demain) et compte dans son Z. Le tiroir Encaissement l’indique : « Comptabilisé le … ».
• On ne peut pas clôturer une journée à venir.
• Un paiement par carte arrivé après le Z du jour est enregistré aussitôt, sur la prochaine journée ouverte.
• Les crédits de porte-monnaie sans paiement (reprise de solde, bonus de recharge, crédit offert par une formule) ne comptent ni dans la caisse, ni dans le Z, ni dans le FEC.
• Chaque nuit, Rebond vérifie les règles de l’argent du club : chaque paiement et remboursement a sa ligne au journal, une commande réglée a bien reçu son montant, une part payée a son paiement ou sa séance de carnet, un porte-monnaie n’est jamais négatif, une réservation libérée ne garde pas d’argent sans qu’il soit listé « À rembourser », et la chaîne du journal est intacte. Une anomalie est un défaut du logiciel : elle est signalée à l’équipe Rebond, jamais corrigée à la main.

Voir aussi

• Caisse, commande et paiement, solde d’ouverture.
• Le parcours Encaisser et clôturer.